Operativa del registro

Cómo funciona, paso a paso, la comunicación policial del huésped

Esta página describe la operativa concreta del registro policial de huéspedes: qué hace un host desde el momento en que abre su actividad hasta el momento en que, tres años después, archiva el último parte. Lo importante no es la teoría sino la ejecución correcta: el plazo de 24 horas, la integridad de los 17 datos por viajero y la trazabilidad del archivo son los tres ejes de una operativa que aguanta una inspección.

Paso 1 — Alta del establecimiento ante la autoridad

Antes de la primera estancia, el establecimiento se da de alta como prestador del servicio de hospedaje en el sistema que corresponda territorialmente. Para casi toda España es SES.Hospedajes, accesible desde la Sede Electrónica del Ministerio del Interior; para Cataluña es el portal de Mossos d'Esquadra; para el País Vasco, el portal de la Ertzaintza. El alta exige identificación electrónica fuerte: Certificado Digital FNMT, Cl@ve activado con nivel suficiente, o —en su caso, en Cataluña— idCAT mòbil.

En el formulario de alta, el sistema solicita los datos identificativos del prestador (NIF/NIE/CIF, denominación o nombre y apellidos), los datos del establecimiento (denominación, dirección física, tipo de hospedaje, número de unidades de alojamiento) y la modalidad de actividad (profesional o no profesional, con la inscripción en el registro turístico autonómico cuando proceda). Completado el alta, SES asigna un código de establecimiento único —usualmente la letra H seguida de varios dígitos— que es el identificador con el que viaja cada parte posterior. Conviene guardarlo en lugar accesible para integraciones técnicas o para apoderar a un representante.

Los hosts con varias propiedades dan de alta cada una por separado: un código por propiedad. Las plataformas de intermediación, por su parte, operan bajo un alta diferenciada, con identificador propio, y comunican reservas y cancelaciones bajo ese identificador.

Paso 2 — Recogida de los datos del huésped

Cada estancia genera una comunicación independiente que combina datos del contrato y datos por viajero. Los datos del establecimiento ya están en el sistema desde el alta; los del contrato y los del viajero se capturan al momento de cada reserva o entrada.

Datos del contrato / reserva

Por cada reserva se transmiten estos campos:

• Referencia del contrato: identificador interno de la reserva (puede ser el número de Airbnb, Booking, una referencia propia del PMS…).
• Fecha de formalización del contrato: formato YYYY-MM-DD.
• Fecha y hora de entrada: formato YYYY-MM-DDThh:mm:ss.
• Fecha y hora de salida: idéntico formato.
• Número de personas alojadas y número de habitaciones ocupadas.
• Tipo de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, plataforma, otros. Solo la modalidad es obligatoria; no se transmite el número de tarjeta ni el IBAN. Los borradores iniciales del RD sí incluían el dato bancario completo, pero fue retirado antes de la aprobación definitiva.
• Importe total de la estancia, en euros.

Datos por viajero — los 17 campos del Anexo I

Por cada persona alojada se transmite el siguiente cuadro de datos. El conjunto base es de 17 campos; en supuestos especiales (varios documentos, menores con relación de parentesco, residencias compuestas) la lista puede crecer hasta 21 o, en casos excepcionales, hasta 42.

Un campo que con frecuencia provoca rechazos del sistema es el número de soporte. Es un dato adicional al número del DNI, impreso en el propio carnet (suele aparecer junto a la foto o en el reverso, identificado como IDESP, SUPPORT NUMBER o similar). Identifica la emisión concreta del documento físico, no a la persona. SES.Hospedajes lo exige para validar autenticidad. En envíos manuales es uno de los campos que con más frecuencia se omite y que con más frecuencia provoca el rechazo del parte.

Para huéspedes extranjeros sin DNI/NIE/TIE, el número del documento es el del pasaporte, el segundo apellido se deja en blanco y el número de soporte no aplica.

Paso 3 — Firma del huésped mayor de 14 años

La firma cumple una función probatoria: deja constancia de que el viajero fue efectivamente identificado y de que los datos transmitidos a la autoridad son los que el propio viajero ha facilitado. Vale cualquiera de estos soportes:

• Firma electrónica simple capturada en pantalla con dedo o puntero, vinculada a los datos del firmante.
• Firma electrónica reforzada mediante un flujo de pre-check-in que envía un enlace al móvil o correo del huésped, recoge la firma con confirmación OTP y deja un sello de tiempo verificable.
• Firma manuscrita en papel retenida por el host como parte del archivo. Desde diciembre de 2024 el papel ya no es válido como soporte único para SES: el envío al sistema es siempre electrónico; el papel firmado complementa el archivo, no lo sustituye.

El parte firmado, en cualquiera de sus formas, queda en poder del host. No se sube al sistema policial: lo que se envía son los campos de datos. La firma es prueba interna del cumplimiento y se aportaría como evidencia documental ante un eventual requerimiento.

Paso 4 — Envío en 24 horas a la autoridad competente

El plazo máximo para comunicar los datos es de 24 horas desde la entrada efectiva del huésped al establecimiento. Esta es la regla nuclear y la que más fricción genera operativamente. La forma de blindarla en la práctica es desplazar la recogida de datos a un momento anterior a la llegada —típicamente entre 7 y 2 días antes, vía un enlace de pre-check-in al huésped—, de manera que la comunicación a la autoridad pueda lanzarse en el mismo momento de la entrada o inmediatamente después.

SES.Hospedajes admite tres vías técnicas de envío:

1. API REST: para integraciones automatizadas. Documentada en el Manual Técnico de Hospedajes publicado por el Ministerio del Interior. La vía habitual para servicios profesionales y PMS hoteleros.
2. Carga de fichero XML según el esquema oficial. Útil para envíos masivos sin integración técnica.
3. Formulario web manual en la Sede Electrónica. Pensado para hosts con volumen bajo y sin medios técnicos; es la vía más lenta y más propensa a errores.

Tras un envío correcto, SES emite un recibo de comunicación con referencia única en formato JSON. Este recibo es la prueba del cumplimiento del plazo y se conserva como parte del archivo trianual.

El sistema de los Mossos d'Esquadra (Cataluña) y el de la Ertzaintza (País Vasco) siguen el mismo plazo de 24 horas, con la diferencia operativa de que el portal de Mossos no ofrece API REST pública —el envío se hace por carga manual de fichero— mientras que SES sí dispone de integración API. En la práctica, esto significa que automatizar el flujo es más fácil para propiedades fuera de Cataluña; para las catalanas, la automatización se apoya en servicios que generan el fichero compatible y lo cargan en nombre del host.

Paso 5 — Conservación trianual del archivo

Los hosts profesionales conservan el registro documental durante tres años desde el final de la estancia. El registro está compuesto por:

• Los datos comunicados del huésped (los 17 campos del Anexo I).
• El parte firmado (en soporte electrónico o, si se mantuvo manuscrito, escaneado).
• El recibo de comunicación emitido por la autoridad (SES, Mossos o Ertzaintza).
• Los datos del contrato y, en su caso, las modificaciones (cambios de fechas, salidas anticipadas).

El archivo debe permitir la consulta por estancia ante un requerimiento policial o administrativo. La simple acumulación de archivos PDF sueltos sin búsqueda puede ser insuficiente para acreditar el cumplimiento. Un soporte electrónico estructurado, consultable por nombre, fechas o referencia, es la forma habitual de organizarlo.

Los hosts no profesionales no están legalmente obligados a conservar el archivo, pero hacerlo voluntariamente es la mejor defensa frente a cualquier requerimiento posterior. La memoria del envío queda en los servidores del sistema policial, pero el justificante y la firma quedan en poder del host.

Reglas prácticas que evitan problemas

No fotocopies el documento de identidad

Insistir en este punto vale la pena: conservar fotocopia o escaneo íntegro del DNI, NIE, TIE o pasaporte excede la lista de datos del Anexo I y constituye una infracción autónoma de la normativa de protección de datos. La Agencia Española de Protección de Datos ha sancionado de forma reiterada esta práctica, incluso en hospedajes que justificaban el archivo de copias por motivos de seguridad o de doble verificación. La regla es clara: capturas los campos que pide el Anexo I, no la imagen del documento. La verificación visual del documento al recibir al huésped es admisible y es lo correcto; la fotocopia no.

La paradoja es interesante: la fotocopia ni siquiera es útil para la policía, porque la policía ya recibe los datos estructurados con el envío del parte. Conservarla es, literalmente, asumir un riesgo legal sin contrapartida operativa.

Comunica cambios y cancelaciones cuando corresponda

Las plataformas de intermediación comunican cada cancelación de reserva dentro del plazo de 24 horas. El host individual no está obligado a comunicar cancelaciones de reservas que nunca llegaron a producirse —si no hubo entrada efectiva, no hay parte que comunicar— pero sí debe rectificar las comunicaciones ya enviadas cuando los datos transmitidos no coinciden con la realidad (cambio de huéspedes, salida anticipada, prolongación de estancia, etc.).

El huésped que no quiere identificarse

El host puede denegar el alojamiento al viajero que se niega a proporcionar los datos exigidos por la norma. La obligación pesa sobre el host, no sobre el huésped, pero el host no puede cumplir sin colaboración del huésped. Comunicarlo de forma anticipada en las condiciones de la reserva y en el correo de bienvenida reduce a casi cero los conflictos en el momento de la llegada: el viajero llega ya sabiendo qué le va a pedir el host.

Errores frecuentes que conviene anticipar

Desde la entrada en vigor plena en diciembre de 2024, los patrones de error que se repiten en envíos manuales son razonablemente predecibles:

• Confundir el número del DNI con el número de soporte. Son dos campos distintos, ambos en el carnet, ambos exigidos por el sistema.
• Omitir el segundo apellido en huéspedes españoles con DNI: la norma lo exige para identificar correctamente al titular en bases nacionales.
• Enviar la fecha en formato local DD/MM/YYYY cuando el esquema técnico exige YYYY-MM-DD. Los rechazos por este motivo son inmediatos.
• No registrar a los menores como viajeros independientes: la norma exige una línea por persona alojada, niño o adulto.
• Suponer que el alta como anfitrión en Airbnb o Booking equivale al alta como prestador en SES.Hospedajes. No es así: son dos altas distintas.
• Suponer que el envío del dato por la plataforma de intermediación libera al host de su propia comunicación. No la libera: las obligaciones son paralelas.
• Pensar que un parte enviado fuera de plazo es preferible a no enviarlo. Estrictamente: enviar tarde es infracción leve; no enviar es infracción grave. Enviar tarde es siempre mejor que no enviar.

El flujo recomendado, paso a paso

Sintetizado, el flujo robusto que ejecutan los hosts profesionales —ya sea manualmente o vía un servicio especializado— es:

1. Reserva confirmada. Se envía al huésped un enlace de pre-check-in con instrucciones claras: por qué se piden estos datos, dónde queda guardada la información y qué pasa si no se completa.
2. Captura pre-arrival. El huésped completa los 17 campos por persona, con validación de tipos (formato de fecha, longitud de documento, presencia del número de soporte cuando aplica) y firma electrónica.
3. Revisión. El host comprueba que no falta nada y resuelve dudas (relación de parentesco, documento desconocido, etc.).
4. Entrada del huésped. Validación visual del documento al recibirle; conformidad con los datos previamente capturados.
5. Envío al sistema policial. En el mismo día de la entrada o, como muy tarde, dentro de las 24 horas siguientes. Se guarda el recibo emitido.
6. Archivo. Se almacena, por estancia, el bloque completo: datos, parte firmado y recibo. Consultable por nombre, fecha o referencia durante tres años.